Digitale technische Dokumentation im Praxistest – ein Fallbeispiel zur rechtssicheren digitalen Betriebsanleitung

Die digitale Technische Dokumentation beschäftigt viele Hersteller. In Beratungsgesprächen hören wir häufig dieselbe Frage: Müssen wir noch gedruckte Anleitungen liefern – oder dürfen wir bereits komplett digital arbeiten?

Die Rechtslage wirkt auf den ersten Blick unklar. Gleichzeitig möchten viele Unternehmen ihre Dokumentation digitalisieren und Druckkosten reduzieren. Ein aktueller Kundenfall zeigt sehr gut, wie diese Fragen in der Praxis aussehen. Und wie wichtig eine saubere Dokumentationsstrategie sein kann.

Warum das Thema wichtig ist

Immer mehr Hersteller möchten ihre technische Dokumentation digital bereitstellen.

Die Gründe sind nachvollziehbar:

• steigende Druckkosten

• viele Sprachversionen

• häufige Produktänderungen

• wachsende Anforderungen an Aktualität

  
  

Digitale Dokumentation bietet hier klare Vorteile. Inhalte lassen sich schneller aktualisieren und einfacher bereitstellen. Gleichzeitig stellen sich viele Unternehmen eine zentrale Frage:

Erfüllt eine digitale Anleitung wirklich alle gesetzlichen Anforderungen?

Ein Praxisfall aus einem unserer Projekte zeigt, wie wichtig eine klare rechtliche Einordnung ist.

Praxisfall: Digitalisierung der Dokumentation bei einem Hersteller

Ein bestehender Kunde vertreibt Verbraucherprodukte europaweit über Händler und direkt an Endkund:innen. Im Dezember 2024 haben wir gemeinsam die gesamte Dokumentation überarbeitet und digitalisiert. Die Inhalte werden heute über das Redaktionssystem codo verwaltet.

Seit Januar 2025 verlässt jedes Produkt das Werk mit einem Quick Start Guide.

Die bisherige Situation sah so aus:

• etwa 30 Seiten Anleitung pro Sprache

• insgesamt 9 Amtssprachen

  
  

Durch die neue Lösung konnten wir die Inhalte deutlich optimieren.

Heute enthält der Quick Guide:

• alle wichtigen Sicherheitsinformationen

• die wichtigsten Bedienhinweise

• eine Anleitung zum Zugriff auf die digitale Dokumentation

  
  

Das Ergebnis:

• 45 % weniger Umfang

• 80 % geringere Druckkosten

  
  

Ein großer Erfolg – zumindest zunächst.

Der Konflikt mit der Marktaufsicht

Im Oktober 2025 erhielt der Hersteller Post von der Marktaufsichtsbehörde. Bei einer Stichprobenprüfung wurde eines der Produkte kontrolliert.

Der Vorwurf lautete:

Das Produkt erfülle in seiner aktuellen Form nicht die Anforderungen der Produktsicherheitsverordnung (EU) 2023/988. Insbesondere der Verweis auf digitale Informationen über einen Produktbeileger reiche nicht aus.

Die Behörde kündigte sogar mögliche Maßnahmen an:

• Verbot des weiteren Inverkehrbringens

• Verbot des Angebots des Produkts

  
  

Für den Hersteller hätte das erhebliche Folgen gehabt.

Analyse der rechtlichen Situation

Nach einer ersten Prüfung war uns schnell klar: Die Situation lässt sich rechtlich fundiert klären. Wir haben deshalb eine ausführliche Stellungnahme erstellt und uns dabei auf mehrere Regelwerke bezogen. In unserer Stellungnahme haben wir mehrere Punkte klar dargestellt.

Der Quick Start Guide enthält bereits:

• wichtige Sicherheitsinformationen

• grundlegende Bedienhinweise

• klare Hinweise auf die digitale Dokumentation

  
  

Damit erfüllen wir die Anforderungen der Produktsicherheitsverordnung. Die digitale Dokumentation ergänzt diese Informationen. Zusätzlich bieten wir Kund:innen die Möglichkeit, eine gedruckte Anleitung anzufordern, wenn kein digitaler Zugriff möglich ist.

Unter Berücksichtigung von:

• Zielgruppe

• Produktlebenszyklus

• Nutzungsszenarien

• geltenden Normen

  
  

stellt die digitale Dokumentation sogar die sinnvollste Lösung dar.

Die Reaktion

Etwa vier Wochen später kam die Antwort der Behörde. Nach Prüfung unserer Stellungnahme folgte sie unserer Argumentation. Das Verfahren wurde eingestellt. Die angekündigten Maßnahmen wurden nicht umgesetzt. Für unseren Kunden bedeutete das: Die digitale Dokumentationslösung bleibt bestehen.

Unser Learning aus diesem Fall

Dieser Fall zeigt mehrere wichtige Punkte.

Erstens: Behörden können Entscheidungen korrigieren, wenn Argumente gut begründet sind.

Zweitens: Eine klare Dokumentationsstrategie ist entscheidend.

Drittens: Digitale Dokumentation kann rechtssicher umgesetzt werden – wenn sie sauber konzipiert ist.

Und viertens: Ein gutes Redaktionssystem hilft, Inhalte konsistent, strukturiert und rechtssicher bereitzustellen.

Fazit

Die digitale Technische Dokumentation wird für viele Hersteller immer wichtiger. Sie reduziert Kosten, erleichtert Aktualisierungen und passt besser zum heutigen Medienverhalten. Gleichzeitig müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Dokumentation alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Der Praxisfall zeigt: Mit einem klaren Konzept und fundierter Argumentation lassen sich auch kritische Situationen erfolgreich lösen.

Digitale Dokumentation kann also nicht nur effizient sein – sondern auch rechtssicher.

Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Ihre Dokumentation effizient und zukunftssicher gestalten möchten.